Waarom noodvoorbereiding ook in de zorg geen luxe meer is

“In het voorjaar van 2025 kwamen er vanuit Europa en het Nationaal Crisiscentrum aanbevelingen over een noodpakket voor de individuele burger, met als doel burgers beter voor te bereiden op noodsituaties”, vertelt Helena Frederix, verpleegkundige bij de Crisis Preparedness Cell.  

Die oproep kwam er niet toevallig. In verschillende buurlanden zorgden stroomonderbrekingen en digitale incidenten de voorbije jaren voor onverwachte verstoringen. Ook in Vlaanderen kwamen zorginstellingen al in de problemen door cyberaanvallen, met directe gevolgen voor de zorgcontinuïteit. “Denk maar aan de recente cyberaanval op AZ Monica in Deurne in januari, waardoor een groot deel van de geplande zorg tijdelijk niet kon doorgaan.”  

De aanbevelingen voor zorgcollectiviteiten sluiten daarom aan bij die bredere evolutie. “We leven in een tijd waarin we niet langer automatisch kunnen aannemen dat alles blijft werken zoals we gewend zijn. In residentiële zorgvoorzieningen wonen mensen die niet zomaar zelf een noodpakket kunnen samenstellen. Net daar is voorbereiding cruciaal”, legt Helena uit. 

“Wat die situaties ons leren is dat we ons minder moeten vastpinnen op het exacte scenario, en meer moeten nadenken over wat nodig is wanneer essentiële diensten plots wegvallen”, zegt Stijn Vanholle, coördinator van de operationele crisiscel REP. “Wat heb je nodig om zorg te blijven garanderen, ongeacht de oorzaak van de noodsituatie?” 

72 uur zelfstandig functioneren 

Een opvallend uitgangspunt in de richtlijnen is dat zorgcollectiviteiten tot 72 uur zelfstandig zouden moeten kunnen functioneren. Dat cijfer komt niet uit de lucht vallen. “Bij grootschalige noodsituaties kunnen hulpdiensten onmogelijk overal tegelijk zijn”, legt Stijn uit. “Er ontstaat dan schaarste aan mensen, materiaal en tijd.” 

Zelfstandig functioneren betekent niet dat een zorgvoorziening alles alleen moet oplossen, benadrukt Helena. “Het gaat erom dat je tijdelijk de basis kan blijven garanderen voor je bewoners. Dat vraagt voorbereiding, maar ook realisme over wat haalbaar is in jouw context.” Die nuance is belangrijk, want de aanbevelingen zijn geen checklist die blind moet worden afgevinkt. “Er is geen standaardaanpak”, zegt Stijn. “Elke voorziening moet dit aftoetsen aan haar eigen realiteit: het type bewoners, de infrastructuur, de personeelsbezetting.”

Kleine ingrepen, grote impact 

Noodvoorbereiding roept soms het beeld op van grote investeringen en ingewikkelde plannen. Dat schrikt af, merkt Helena. “Terwijl het vaak om kleine ingrepen gaat die een groot verschil kunnen maken.” Een papieren versie van essentiële documenten, duidelijke afspraken over communicatie bij uitval van digitale systemen, weten waar noodnummers en sleutels te vinden zijn: het zijn eenvoudige stappen die in een crisissituatie cruciaal blijken. 

Ook noodpakketten maken deel uit van de aanbevelingen. Die focussen op het materiële. Voldoende voeding en drank, medische benodigdheden, alternatieven voor stroomvoorziening en communicatie. “Maar het is minstens even belangrijk dat mensen weten wat ze met dat materiaal moeten doen”, verduidelijkt Helena. “Daarom zijn noodplannen essentieel.” Een noodplan is in essentie een set afspraken. “Het verduidelijkt wie wat doet, hoe er gecommuniceerd wordt, en hoe er rekening wordt gehouden met specifieke kwetsbaarheden van bewoners. Eigenlijk is het een overzicht van alles waar je aan moet denken om in crisissituaties gestructureerd te kunnen handelen”, legt Helena uit. 

Tijd als grootste drempel 

Uit bevragingen blijkt dat voorzieningen heel verschillend omgaan met zo’n noodvoorbereiding. Sommige zijn al ver gevorderd, andere hebben moeite om het thema op te nemen. “Tijd is de grootste drempel”, vertelt Helena. “Voor veel zorgcollectiviteiten is het al een uitdaging om de dagelijkse zorg rond te krijgen. Daarnaast nog bezig zijn met noodvoorbereiding is dan een extra uitdaging." Stijn begrijpt die realiteit. “Sommige voorzieningen hebben andere, dringende prioriteiten. Net daarom vonden we het belangrijk om dit thema expliciet op de agenda te zetten.” 

De CPC ondersteunt voorzieningen via verschillende kanalen. Er staan aanbevelingen online, er komt een webinar waar vragen aan bod kunnen komen en later volgen bijkomende ondersteunende documenten. Tegelijk onderzoekt de CPC hoe voorzieningen vaker kennis kunnen uitwisselen. “Er is veel expertise op het terrein. Van elkaar leren kan drempels verlagen”, zegt Frederix. 

Het proces is minstens zo belangrijk als het plan 

Wie vandaag met noodvoorbereiding wil starten, hoeft volgens Helena niet meteen een alomvattend plan te hebben. “Begin klein. Ga met verschillende functies in je organisatie rond de tafel zitten. Bespreek één scenario, één knelpunt. Oefen een stukje.” Stijn vult aan: “Het proces op zich is minstens even belangrijk als het eindresultaat. Door ermee bezig te zijn, creëer je bewustzijn en betrokkenheid. Dat maakt je organisatie weerbaarder, ook los van een concreet noodplan.” In een zorgcontext is die weerbaarheid geen luxe. “Voorbereid zijn betekent niet dat je alles onder controle hebt, maar wel dat je, wanneer het misgaat, met meer rust en meer houvast kan handelen”, besluit Helena.

Begin bij de basis

Hoe begin je aan zo’n nood- en interventieplan? Er zijn immers zoveel mogelijk rampen en noodsituaties waar je op voorbereid moet zijn. “Voor ziekenhuizen is het vrij eenvoudig: er is wetgeving waar je noodplan aan moet voldoen”, zegt Winne Haenen, federaal gezondheidsinspecteur. In die wetgeving voor ziekenhuizen is een aantal vaste criteria die zeker opgenomen moeten worden. “Evacuatie is er daar zeker één van”, legt Winne uit. “En die moet logisch gebeuren. De organisatie daarvan ligt in handen van de noodplanner van het ziekenhuis.”

Opdrachten geven en krijgen

Hoe pak je wateroverlast, storm of andere noodsituaties aan? “Los van hoe je je plan opstelt voor bijvoorbeeld een woonzorgcentrum – waar geen wettelijke verplichting geldt – zijn er twee dingen belangrijk. Zorg voor een goede interne coördinatie en bekijk wat je reflex is in noodsituaties. Het is belangrijk om op voorhand helder te hebben welke acties elke medewerker in een noodsituatie onderneemt. Van wie krijg ik mijn opdracht? Aan wie geef ik zelf opdrachten? Die vragen staan beantwoord op een persoonlijke actiekaart. Zo weet iedereen in een oogopslag wat hij moet doen.”

“Er zijn risico’s waarbij je onmiddellijk moet evacueren – zoals een brand. In andere situaties heb je tijd om te evacueren, bijvoorbeeld als de verwarming uitvalt”, legt Winne uit. “Dan kan je tijd kopen door dekens uit te delen.” Al gebeurt een volledige evacuatie van een woonzorgcentrum zelden. “Wat wel gebeurt, is dat er soms één afdeling verhuisd wordt, bijvoorbeeld in het geval waarbij er een deel van een dak weggewaaid was. De bewoners van de afdeling onder het dak werden geëvacueerd naar de eetzaal tot het dak opnieuw dicht was. Soms kunnen we bewoners herplaatsen door hen tijdelijk een kamer te laten delen met iemand anders.”

Maak het niet moeilijker dan het is

Vaak moet er externe hulp ingeroepen worden. Hoe wordt dat aangepakt? “Dat moeten we niet moeilijker maken dan het is. 112 bellen is de boodschap. Ze zijn getraind om na te gaan wat er nodig is qua brandweer, politie en medische interventie. Ze kunnen structuur te geven aan een noodsituatie. Wie de noodoproep doet kan al eens iets vergeten door de paniek van het moment.”

Tot slot benadrukt Winne dat psychosociale opvang van iedereen die betrokken is bij de noodcoördinatie belangrijk is. “Een noodsituatie die langer dan een paar dagen duurt, kan en zal mensen fysiek en mentaal uitputten.”

De praktijk van noodvoorbereiding in een ziekenhuis

Sandra Van Gorp is noodplancoördinator in AZ Turnhout. Goedele Beckers is er medisch directeur. Zij vertellen hoe het ziekenhuis zich voorbereidt op noodsituaties.

“Er bestaat een Koninklijk Besluit voor interne noodplannen”, steekt Sandra van wal. “Maar dat is voor interpretatie vatbaar. Er bestaan werkgroepen die leidraden opstellen om aan het KB invulling te geven. Die proberen we te volgen en toe te passen. Dat zorgt er ook voor dat verschillende ziekenhuizen het op dezelfde manier aanpakken. Voor de ziekenhuizen is dat niet zo van belang, maar voor de overheid wel. Ze vraagt ons een aantal gegevens ter beschikking te stellen. Denk aan contactgegevens en de beddencapaciteit.”

Hoe ziet zo’n plan er dan uit? “Met het officiële sjabloon ben je vrij snel klaar”, weet Goedele. “Het echte werk zit in de interne organisatie. Die moet aansluiten bij de externe organisatie. Wanneer de brandweer of de civiele bescherming binnenkomt, moet je weten wie wat coördineert. Een goede taakverdeling is van belang. Als je twintig leiders hebt, is het chaos. Er moet een crisisstructuur zijn die een bepaalde commandostructuur garandeert. Die vertrekt vanuit het management en vertaalt zich naar elk personeelslid op de werkvloer.”

Kink in de kabel

Noodsituaties gaan niet altijd over wateroverlast of brand. Een paar jaar geleden kreeg het ziekenhuis in Turnhout te maken met een breuk in een datakabel. Er was plots geen informatie meer beschikbaar over de patiënten. “We hebben dan gelukkig wel een backup, die wettelijk maximum vier uur oud mag zijn. Dan moet je zorgen dat die data worden geprint en verdeeld bij de afdelingen. Artsen moeten dan bijvoorbeeld controleren of er de voorbije vier uur wijzigingen waren in de medicatieschema’s. Je moet maaltijdschema’s opstellen en die naar de keuken brengen.”
“De kabelbreuk was in zekere zin een test. We zijn er trots op dat dit crisismoment goed verlopen is. Iedereen wist snel wat moest gebeuren. De IT-dienst heeft een straalverbinding opgezet tussen beide campussen. Dat gaf ons tijd om de kabel te laten herstellen. Acute zorgen zijn doorgegaan, geplande operaties werden uitgesteld.

Dat uitstellen vraagt ook wel wat organisatie. “Agenda’s van artsen en operaties zitten vol, dus het is niet zomaar een kwestie van afspraken een paar dagen verschuiven. Een kleine noodsituatie kent soms een lange nasleep. Een dokter is ook maar een mens, en die kan niet plots dubbel zoveel patiënten zien of opereren. Dit vraagt een pragmatische aanpak waarbij je bekijkt wat langer uitgesteld kan worden, en wat toch dringender is.”

“Bij een noodsituatie moet de leiding van de organisatie vastliggen. Rollen en taken moeten vooraf duidelijk zijn”, vat Sandra nog eens samen. “We proberen een goed contacten te onderhouden met alle betrokkenen, zowel intern als extern. Zo vinden we mekaar vlot op het moment dat er een crisis optreedt. Als noodplanner werk je veel met ‘fictie’ – gelukkig maar. We houden er wel altijd rekening mee dat er echt iets kan gebeuren”, zegt Sandra. “We hopen dat wat we voorbereiden nooit nodig zal zijn. Maar als we goed voorbereid zijn, zal het vlot lopen op het moment dat het nodig is. Het is een verbeterproces dat constante evaluatie vergt.”