Naar een transparante boekhouding in de residentiële ouderenzorg
Om de financiële weerbaarheid en transparantie in de sector van de residentiële ouderenzorg te vergroten, wordt vanaf boekjaar 2025 een transparante sectorspecifieke boekhouding ingevoerd. Een aantal woonzorgcentra en centra voor kortverblijf stapten reeds in een pilootproject of volgden een opleiding.
De invoering van de transparante sectorspecifieke boekhouding is wettelijk verankerd in het Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2024 tot het opleggen van specifieke boekhoudkundige rapporteringverplichtingen aan woonzorgcentra en aan eventuele bijbehorende centra voor kortverblijf. De verplichting houdt in dat erkende woonzorgcentra vanaf boekjaar 2025 hun kosten en opbrengsten moeten rapporteren via een sjabloon dat het Departement Zorg daarvoor ter beschikking stelt. Dit sjabloon moet uiterlijk 3 maanden na de goedkeuring van de jaarrekening aan het Departement Zorg worden bezorgd.
Weerbaarheid en transparantie
Woon en Zorg De Korenbloem in Kortrijk is vanaf het begin betrokken bij het pilootproject. Isabelle Rosseel, coördinator administratieve en financiële diensten, legt uit hoe belangrijk de sector de doelstellingen vindt: “Financiële weerbaarheid is heel belangrijk, zowel voor ons als organisatie, als voor de hele sector. We moeten blijvend kunnen investeren in onze infrastructuur en onze werking om kwalitatieve zorg te kunnen blijven verzekeren voor onze bewoners en ons permanent aanpassen aan wijzigende erkenningsnormen. Personeel vinden is ook een uitdaging op een krappe arbeidsmarkt. Tegenwoordig kunnen we ook andere profielen aanwerven, zoals bachelors in de zorg, maar het vergt wel een financiële inspanning. Dat maakt dat financiële weerbaarheid voor ons heel belangrijk is.”
Naast financiële weerbaarheid, is ook transparantie belangrijk. “Zowel voor onze gebruikers als voor onszelf”, benadrukt Isabelle. “Als gebruiker wil je weten: waar gaat mijn geld naartoe? Anderzijds willen wij weten waar ons geld vandaan komt en ook waar we het aan besteden. Om transparant te kunnen werken is het belangrijk dat er een toelichting gegeven wordt als er afgeweken wordt van wat standaard is.”
Zachte uitrol
Het Departement Zorg verzamelde via het pilootproject en de zachte uitrol boekhoudkundige gegevens van woonzorgcentra in een daarvoor ontwikkeld sjabloon. Door informatie en feedback uit de sector te verzamelen, zal het project leiden tot correcte en vergelijkbare gegevens vanuit de verschillende woonzorgcentra met elk hun eigen karakteristieken en organisatievormen.
Waarom nam De Korenbloem deel aan het pilootproject in 2024? “Er waren verschillende redenen”, licht Isabelle toe. “We wilden we onze boekhouding op tijd kunnen aanpassen op het moment van de uitrol naar de ganse sector. Een tweede reden is dat we graag wilden meedenken en eventueel suggesties doen om aanpassingen te doen aan het sjabloon waar mogelijk. We merkten dat er effectief rekening gehouden werd met onze opmerkingen. We zijn dus blij dat we deelgenomen hebben aan het piloottraject.”
Is het sjabloon gebruiksvriendelijk? “Als je de verschillende stappen van het sjabloon volgt, wordt het zo goed als automatisch ingevuld”, aldus Isabelle. “Heel wat verdeelsleutels worden standaard aangeboden en het kleurgebruik maakt duidelijk wat waar ingevuld moet worden. Het is wel redelijk tijdsintensief, dus neem voldoende tijd om de activiteiten uit te splitsen. Kijk of je de standaard verdeelsleutels kan gebruiken zodat je niet voor elke grootboekrekening een aparte verdeelsleutel moet gebruiken. Het stappenplan is goed opgebouwd: volg het gewoon voor een goed resultaat. Bekijk ook de opleidingsfilmpjes: die volgen ook de stappen. Ik raad ook aan de boekhouding niet meteen aan te passen: soms zorgt voortschrijdend inzicht ervoor dat als je het een tweede keer doet, je misschien nog andere inzichten krijgt.”
Nieuwe opleidingen
Voor de boekjaren 2023 en 2024 wordt een zachte uitrol voorzien. Dit betekent dat er een opleidingstraject wordt voorzien voor erkende woonzorgcentra en eventuele bijbehorende centra voor kortverblijf. Voorzieningen kunnen hun boekhoudkundige gegevens voor boekjaar 2023 en 2024 vrijwillig en vertrouwelijk rapporteren in het sjabloon en indienen via het e-loket. Dit is voor de voorzieningen een testperiode ter voorbereiding op de verplichte rapportering.
Heeft Isabelle nog tips voor wie niet deelnam aan het pilootproject? “Het is geen evidente materie, dus gebruik de testperiode. Start zo snel mogelijk met de opleidingsfilmpjes en maak gebruik van de vragensessies die door het Departement Zorg georganiseerd worden. Zo is je voorziening optimaal voorbereid op de rapporteringsverplichting vanaf boekjaar 2025.”
Het opleidingstraject voor het boekjaar 2024 start in april. Dit traject bestaat uit een uitgebreide handleiding en online video's die stap per stap uitleggen hoe het sjabloon moet worden ingevuld en die tips geven over hoe de boekhouding kan opgebouwd worden om het sjabloon te ondersteunen. Tijdens het opleidingstraject is er ondersteuning in de vorm van een opstartwebinar, digitale vragensessies en per mail.